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  • 基建处建设项目档案资料管理规定
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            为规范整理建设项目各种文件、资料和图纸,确保档案安全,提高档案使用和管理水平,特制定本规定。

             一、建设档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全过程形成的有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等多种载体的文件材料的总体。

            二、凡上级和其他单位以任何形式来往的各种书面文件、函件及技术资料须由办公室秘书统一登记,按来往的单位、保密级别、文号、时间进行编号,分类存档。各种工程技术资料由项目负责人管理,各种请示、报告、会议记录、会议纪要等材料由办公室秘书统一管理(涉及工程的会议纪要记录由项目负责人管理)。

             三、凡上级和其他单位来文或技术资料登记后,填写公文办理签,及时交有关领导签阅批示后办理。办公室秘书将原件存档,将复印件交承办人办理。

             四、以学校或基建处名义对外签发的各种行文(包括请示、报告、传真、设计文件、合同等)底稿、领导签批件一律存档,由承办人在用印时,连同底稿电子件交办公室秘书存档,承办人需要使用的一律持副件或复印件。

            五、对规划、设计、勘探、施工、竣工、招投标等过程中形成的文件、材料、图纸等,各承办人应按要求归档,由基建档案管理员专人管理,不得分散保存。对施工过程中形成的技术文件由项目负责人负责整理保存,待工程竣工后交档案管理人员存档。

             六、严格规范各种文件、技术资料借阅登记制度,借阅人必须填写借阅登记表,办理借阅手续,归还时须经管理人员当面验收、注销。借阅人要对档案资料的安全、完整负责,不得任意增删、涂改、毁坏档案资料,更不能丢失。

            七、已归档的各种文件资料一般应在档案室借阅,特殊需要外借的,须经主管领导批准使用复印件。

            八、各种竣工工程的工程档案,在项目完成通过验收后两个月内,整理归档,并按规定向学校档案部门和合肥市城市建设档案管理部门移交。在移交城建档案馆时,对原件存放在城建档案馆的资料及时办理原件存放证明。在工程项目竣工验收前,项目负责人和工程档案管理员应按照归档资料要求,认真检查该项目应归档的文件材料是否齐全,归档材料不齐全不合格的项目,不能组织验收。工程竣工验收后,工程档案管理员填写移交清单—式两份,注明移交时间,并经交接双方签字后,移交保存,重要资料需有两套归档。

             九、归档材料须严格按照档案要求完整、准确、系统,并按有关要求整理、装订成册,要求填写卷内目录、编写页号、填写备考表、写明文件材料形成日期,要求字迹工整、图样清晰。

             十、文件档案管理人应严格遵守保密工作规定,并做好各类文件、技术资料的防火、防盗等安全管理工作。